Magyar Szabványügyi Testület

Tanúsításról közérthetően  

8. rész: Igaz-e, hogy az irányítási rendszerek rettentő bonyolult dokumentációs követelményeket írnak elő?

A szervezetek célja az irányítási rendszerek bevezetésével, hogy tevékenységük szervezetten, átlátható, nyomon követhető módon működjön, ennek támogatására szolgál a jól kialakított dokumentált információs rendszer.

 

A dokumentált információ fogalmát az MSZ EN ISO 9000:2015 szabvány a következőképpen határozta meg.

 

Információ, amit egy szervezetnek felügyelet alatt kell tartania és fenn kell tartania,

valamint az adathordozó, ami azt tartalmazza.

 

A dokumentált információ bármilyen formában és adathordozón létezhet, és bármilyen forrásból származhat, ezért széles körű a megjelenési formája. Idesorolhatók például:

• szabályzatok;
• eljárások;
• munkautasítások;

 

• feljegyzések;
• fényképek;
• adathordozók stb.

 

A dokumentálás célja, hogy ellenőrizhetővé, nyomon követhetővé és visszakereshetővé tegye a működést és megfeleljen az irányítási szabvány által előírt követelményeknek, terjedelmét befolyásolhatja a szervezet mérete, a tevékenység típusa, a munkavállalók köre és tulajdonosi köre.

 DE

A fő elv azonban mindig az, hogy a dokumentációs rendszernek támogatnia kell a fent meghatározott cél elérését. Az önkifejezés érdekében soha ne készítsünk olyan dokumentumokat, amely nem szolgálja a szervezet által kidolgozott rendszer hatékony működését.

 

A tanúsítási eljárások esetében a tanúsítók előzetesen bekérhetnek dokumentációt a felkészüléshez.

Az MSZT Tanúsítási Titkársága által lefolytatott eljárások esetében ezek az alábbiak:

 

Minden irányítási rendszer esetében:

• az alkalmazási terület meghatározását;
• a folyamattérkép/folyamatok és kölcsönhatásaik bemutatását;
• a fenntartandó dokumentált információk listáját;
• az irányítási rendszer fő tevékenységéhez kapcsolódó szabályozó dokumentumokat.

 

Önálló ISO 9001 és ISO/TS 22163 esetén, kezdeti tanúsításkor továbbá

• a belső audit és a vezetőségi átvizsgálás dokumentált információit.

 

ISO 14001 esetén továbbá

• a jelentős környezeti tényezőket (azok szabályozása és értékelése); és
• a jogi megfelelőség értékeléséhez szükséges dokumentumokat.

 

ISO 45001 esetén továbbá

• a kockázatelemzést és a vonatkozó jogszabályok listáját; és
• a jogi megfelelőség értékeléséhez szükséges dokumentumokat.

 

ISO 22000 esetén továbbá

• a HACCP-tervet, az mPRP-k és PRP-k listáját.

 

ISO 50001 esetén továbbá

• az energiagazdálkodási átvizsgálás dokumentumát, az EgTM-ek szabályozását és értékelését, és a jogi megfelelőség értékeléséhez szükséges dokumentumokat.

 

Minden ISO 9001, MEES esetén

• a Szervezeti és Működési Szabályzatot.

 

Önálló MEES esetén továbbá

• a szakmai szolgáltatásairól szóló tájékoztatóját.

 

ISO 27001 esetén továbbá

• az Alkalmazhatósági nyilatkozat dokumentált információját.

 

SR10 esetén továbbá

• az Etikai kódexet.

 

ISO 37001 esetén továbbá

• az Etikai Kódexet;
• a korrupció elleni szabályzatot;
• a compliance-szabályzatot;
• a beszerzési szabályzatot;
• a pénzügyi szabályzatot;
• a bejelentési szabályzatot;
• a jogszabály jegyzéket;
• az összeférhetetlenségi szabályzatot;
• a kötelezettségvállalással kapcsolatos szabályzatot;
• a kockázatelemzés módszertanát;
• a döntés- és hatásköri mátrixot.

 

 

A bekért dokumentációk köre mindig a szabályozás tartalmára vonatkozik, nem az elnevezésére, ezért előfordulhat, hogy több témakört egy dokumentumon belül szabályoznak, de ez nem jelent problémát.

 

Forrás:

• MSZ EN ISO 9000:2015 szabvány
• Magyar Szabványügyi Testület Tanúsítási Szolgáltatás – Általános Szerződési Feltételek

 

Amennyiben felkeltettük érdeklődését az irányítási rendszerek tanúsítása iránt, kérem, vegye fel a kapcsolatot:

Kéki Zsuzsannával, az MSZT Tanúsítási Titkárság főosztályvezetőjével vagy
Szamosiné Dávid Izabellával, az MSZT Tanúsítási Titkárság főosztályvezető-helyettesével az alábbi elérhetőségen:
Tel: 06/1/4566-928 cert@mszt.hu

2023. június